Su back-office en orden.
Su equipo, enfocado en lo que importa.
Actualex gestiona las tareas administrativas de rutina para que su oficina profesional opere con fluidez, sin distracciones ni retrasos.
Soluciones de apoyo diseñadas para oficinas profesionales
Desde tareas puntuales hasta un equipo de back-office dedicado, Actualex adapta el nivel de apoyo a las necesidades reales de su operación.
Soporte de Tareas Administrativas
Apoyo de back-office bajo demanda para preparación de documentos, captura de datos y organización de archivos en oficinas profesionales. Ideal para firmas que requieren delegar trabajo repetitivo.
- Canal de solicitudes compartido
- Plazos de respuesta definidos
- Resumen mensual de actividades
- Solo tareas administrativas
Plan de Apoyo Dedicado
Un plan mensual con horas administrativas constantes a cargo de un coordinador asignado. Incluye ensamblaje de documentos, programación de citas y mantenimiento de registros para oficinas con flujo continuo de trabajo.
- Coordinador asignado
- Espacio de trabajo compartido
- Reportes mensuales
- Operaciones y administración
Programa de Asociación Operativa
Asociación operativa completa para organizaciones que externalizan su back-office administrativo: equipo dedicado, procesos documentados y herramientas integradas. Pensado para firmas en crecimiento que no desean ampliar su plantilla interna.
- Coordinador de implementación
- Flujos de trabajo documentados
- Revisiones periódicas
- Solo apoyo operativo y administrativo
Una mesa de trabajo bien coordinada, siempre lista
Estas son algunas de las razones por las que las firmas profesionales en Medellín confían en nuestro equipo para sus operaciones administrativas de rutina.
Plazos claros de entrega
Cada solicitud tiene un tiempo de respuesta acordado. Su equipo sabe cuándo esperar los resultados, sin seguimiento constante.
Documentación estructurada
Los archivos se organizan, nombran y almacenan siguiendo criterios consistentes. Encontrar lo que necesita toma segundos, no minutos.
Coordinador asignado
En los planes mensuales, cuenta con un punto de contacto fijo que conoce el contexto de su oficina y puede anticipar necesidades.
Reportes mensuales de actividad
Cada mes recibe un resumen de las tareas completadas, los tiempos empleados y los documentos gestionados. Visibilidad completa sobre el trabajo realizado.
Escala según su demanda
Empiece con apoyo puntual y escale a un programa de asociación completa cuando su operación lo requiera, sin contratar personal fijo adicional.
Manejo discreto de información
Trabajamos con protocolos internos de confidencialidad y acceso controlado. La información de su oficina se maneja con el cuidado que merece.
¿Su back-office está consumiendo tiempo que su equipo necesita para otras cosas?
Cuéntenos qué tareas desea delegar. Le explicamos cómo funciona el proceso y cuál plan se ajusta mejor a su oficina, sin compromisos.
o escríbanos a [email protected]
Lo que suelen preguntar
¿Qué tipo de tareas puede manejar Actualex?
Preparación y organización de documentos, captura y actualización de datos, programación de citas, mantenimiento de archivos y registros, y coordinación de flujos de trabajo administrativos internos. Todas las actividades son de carácter operativo y administrativo; no se realizan tareas que requieran habilitación profesional específica.
¿Cómo se envían las solicitudes de trabajo?
A través de un canal de solicitudes compartido que se configura al inicio del servicio. Puede enviar tareas por correo, formulario o el canal acordado según su plan. Cada solicitud queda registrada con su fecha y estado de avance, visible para ambas partes.
¿Cuánto tiempo toman en responder una solicitud?
Los tiempos de respuesta dependen del tipo de tarea y del plan contratado. En el Soporte de Tareas Administrativas los plazos se definen por categoría de solicitud. En los planes mensuales, el coordinador asignado trabaja con una agenda conocida de antemano para que pueda planificar con claridad.
¿Puedo cambiar de plan si mis necesidades cambian?
Sí. Los planes están diseñados para ajustarse al crecimiento de su operación. Si comienza con el plan de Soporte de Tareas y su volumen de trabajo aumenta, puede pasar al Plan de Apoyo Dedicado o al Programa de Asociación Operativa coordinando el cambio con su asesor.
¿Cómo se protege la información de mi oficina?
El equipo de Actualex opera con protocolos de confidencialidad y acceso restringido a la información de cada cliente. Los archivos se manejan en entornos controlados y el acceso se limita al personal que trabaja directamente en su cuenta. Podemos incluir un acuerdo de manejo de información como parte del proceso de inicio.
¿Cuánto tiempo toma arrancar con el servicio?
El plan de Soporte de Tareas puede activarse en pocos días hábiles. Los planes mensuales incluyen una etapa de configuración inicial (definición de procesos, accesos y flujos de trabajo) que suele tomar entre una y dos semanas. El Programa de Asociación Operativa contempla un período de implementación de varias semanas para garantizar una integración sólida.
Visítenos en Medellín
Carrera 43A #34-95, Oficina 907, San Diego, Medellín
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